Noortekeskuste Logiraamat

 

2013. aastal loodi Eesti ANK eestvedamisel koostöös Tartu Linnavalitsusega Noortekeskuste Logiraamat. Tänasel päeval kasutab süsteemi 112 noortekeskust.

Logiraamat on noortekeskuste seiresüsteem, mille abil on võimalik noortekeskustel koguda igapäevast statistikat. Logiraamat on üles ehitatud serverile ja kõik sisestatud andmed talletuvad sinna ning ei sõltu kasutaja arvuti mahust. Logiraamatu mõte on, et kõik noortekeskused koguksid andmeid ühtemoodi ja seega oleksid andmed ka tõlgendatavad sarnaselt ning tulemuseks oleks tõenduspõhine statistika. 2015. aastal loodi Noorte Tugila programmi tarbeks juhtumikaardi süsteem.

Noortekeskuste Logiraamatu sisu selgitus ja täitmise loogika

Noortekeskuste Logiraamat

Logiraamat on noortekeskuste elektrooniline seiresüsteem, mille abil on võimalik noortekeskustel koguda igapäevast statistikat. Logiraamat on üles ehitatud serverile, kus talletuvad kõik sisestatud andmed ning mis ei sõltu seega kasutaja arvuti mahust. Noortekeskuste isiklikud andmed on nähtavad salasõna kaudu, üleüldisemad sh parimate praktikate ülevaade on nähtav Eesti Avatud Noortekeskuste Ühendusele. Logiraamatu mõte on, et kõik noortekeskused koguksid andmeid ühtemoodi ja seega oleksid andmed ka tõlgendatavad sarnaselt ning tulemuseks oleks tõenduspõhine statistika.

Logiraamatu kasutamine on kasutajasõbralik ning seda arendatakse pidevalt. Iga uus noortekeskuse läbiviidav programm võimaldab luua lisarakenduse. Logiraamat vähendab igapäevase töö ja projektide haldamiseks kuluvat aega.

Üle 110-ne noortekeskuse Eestis koguvad Logiraamatus andmeid unikaalsete külastuste kohta. Eraldi tuuakse välja avatud noorsootöö osa ja töö konkreetsete gruppidega nagu huvitegevus, tugigrupid, projektid, noortesündmused jms. Mitme keskuse töös osalev noor siseneb igasse keskusesse sama kasutajana, registreerides osaluse paari klikiga.

Iga noor saab logiraamatus endale kasutajanime ja noortekeskusesse sisenedes saab ise oma külastuse registreerida. Sel põhjusel on igal keskuses ülevaade osalevate noorte tausta kohta- sugu, vanus, piirkond kus elab, status (õpib, töötab, ei ole seotud), kool kus õpib jms. Iga keskus saab koguda infot vastavalt oma soovile. Logiraamat annab võimaluse analüüsida osalusi, unikaalseid osalusi, igal aastal võetud eesmärkide täitmist jms.

Noorte Tugila teenuse analüüsimiseks loodi 2015. aastal Noortekeskuste Logiraamatu juurde juhtumikaart. Juhtumikaartide alusel on võimalik analüüsida programmis osalevate noorte portreed (sugu, vanus, piirkond, taust, takistus, soovitav tulemus ja õppimisvajadus, protsessi pikkus, valitud tegevused, koostöö ja tulemuslikkus), teenuse dünaamikat (taust, protsessi pikkus, valitud tegevus, tulemuslikkus jms) ja mõju noorte ja ühiskonnas olevatele väljakutsetele

Logiraamatu väärtuseks Eesti ANKi kui ühenduse jaoks on pidev võimalus analüüsida noortekeskuste hetkeolukorda ja vajadusi. Iga logiraamatut kasutav noortekeskus täidab esmalt töötajate haridustausta, tegevusvõimaluste, koostööpartnerite, peamiste rahastajate ja väljakutsete kohta noortekeskuste ankeedi, mis võimaldab Eesti ANKil märgata noortekeskuste arendus- ja teostusvajadusi. Eriti väärtuslik on see aja- ja asjakohane tõendatud info eeskoste tagamiseks, hoides lisaks kokku erineva info töötlemiseks kuluvat aega.

Logiraamatu juhtumikaart

Nimetatud instrument on noorsootöötaja töövahend, milles talletakse info seiresüsteemiga seotud isikute kohta. Iga andmebaasi rida on kirje, mis koosneb konkreetset „juhtumit“ (isikut) iseloomustavatest andmeväljadest (tunnustest).

Juhtumikaart on noore individuaalne kaart, mille koostamise ja kasutamise loogika on see, et noor leiab ise oma tugevustele mõeldes lahenduse ja mõeldud noortega tehtava töö hõlbustamiseks, et  hinnata piirkonna eripära, analüüsida teenusesse jõudnud noorte profiile ja tehtud tegevuste/teenuste mõju teenuse paremaks korraldamiseks.

Aruannete tulemusindikaatorite jälgimise aluseks on samuti logiraamatu juhtumikaardid. Jälgime, et on tagatud noore individuaalne juhendamine, sh coaching, mille käigus kaardistatakse noore ootused ja ressursid ning viiakse ellu personaalsed tegevuskavad ning on kontakteerutud erinevate institutsioonide ja spetsialistidega, kellel võivad olla konkreetse noore toetamiseks sobivad meetmed.

Tehniline info

Süsteemi sisestatavad andmed on longituudsed – ühe isiku kohta fikseeritakse ja sisestatakse andmed erinevatel ajahetkedel. See võimaldab jälgida protsessi dünaamikat, sekkumiste/ tegevuste tulemuslikkust ja mõju.

Noore elektrooniline juhtumikaart on nähtav neile, kes selle noorega töötavad.

Logiraamatu juhtumikaardis on lubatud programmi põhimõtetest lähtuvalt jätta täitmata teatud andmevälju. Süsteemi sisestatakse vaid need andmed, mis on antud noore poolt ja on kontrollitavad.

Jälgitakse, et süsteemi lisatu on kooskõlas olemasolevate seadustega (isikuandmed).

 

Logiraamatu juhtumikaardi täitmise loogika

Faas 1- otsiv noorsootöö ja noorte informeerimine/leidmine/kontakti saavutamine

See faas kajastub Noortekeskuste Logiraamatu tegevusi (võrgustikutöö, mobiilne noorsootöö, noorteüritused jms) kirjeldavas osas.

Faas 2- valikute ja otsuste faas

Logiraamatus nimetatakse individuaalne coaching faasiks. Siit alates märgitakse noor indikaatorina. Noore kohta luuakse Logiraamatus juhtumikaart, mis annab infot tema profiilist- sugu, vanusevahemik,  piirkond, taust (haridus, töökogemus, perekond, erivajadused),  tänased takistused (keskne probleem),  kuidas nooreni jõuti, planeeritav eesmärk (kaugem eesmärk ja programmi kaudu planeeritavad toetust vajavad eluoskused) ja ajaline plaan. Juhtumikaarti lisatakse teave, mille noor on ise nõus avaldama ja on vajadusel kontrollitav (haridusasutus jms).

Selle faasi alusel saame teada, mitme noorega on kontakti võtmine jätkunud, et noor oleks toetatud ja juhitud õige osapoole juurde (sh noortekeskuse enda tegevused), kes saab teda jõustada tuleviku tarbeks.

Kui noor leiab valikust omale sobiva tegevuse, suunatakse ta 3. faasi, kus algab vastava tegevuse ettevalmistus, läbiviimine jms.

Faas 3- tugimeetme tegevuse ehk valitud programmi elluviimise faas

Logiraamatus nimetatakse seda Noore ja asutuste kontakti toetamine ja arendamine või  grupitegevus või grupinõustamine. Faas algab kolmepoolse kokkuleppega (noor, ANK ja valitud tegevuse osapool). Juhtumikaarti lisatakse valitud tegevus, osapooled, vajalik ressurss.

Selle alusel saab arvu, kes on programmi sisenenud, lõpetanud või katkestanud.

3-4 faasi vahel

Logiraamatus nimetatakse järeltöö faasiks. See annab unikaalsete noorte arvu, kes on programmist  väljunud, kuid ei ole veel 6 kuud möödunud.

Faas 4- järeltöö/jälgimise faas

Logiraamatus nimetatakse tulemuste faasiks. See annab unikaalsete noorte arvu, kes on 6 kuud hiljem olnud tulemuslik. Tulemuste valikus on 21 valikvastust, millest 11 on positiivsed indikaatorid (nt asunud tööd otsima, asunud tööle, sõjaväes vms).

 

Logbook is an electronic youth centre monitoring system established in 2013 which enables youth centres to collect daily statistics. Logbook is located on a server where all entered data are saved and is thus not dependent on the capacity of the user’s computer. The personal details of youth centres can be accessed with a password; general information, incl. an overview of the best practices, can be accessed by the Association of Estonian Open Youth Centres. The idea of the Logbook is to enable all youth centres collect data in the same manner. As a result, the data can also be processed similarly and the outcome consist of evidence-based statistics. In order to analyse the Prop Up (Noorte Tugila) service,  case files was added to the Logbook in 2015.

Youth Centres Logbook and logic of filling in a case file

Logbook is an electronic youth centre monitoring system established in 2013 which enables youth centres to collect daily statistics. Logbook is located on a server where all entered data are saved and is thus not dependent on the capacity of the user’s computer. The personal details of youth centres can be accessed with a password; general information, incl. an overview of the best practices, can be accessed by the Association of Estonian Open Youth Centres. The idea of the Logbook is to enable all youth centres collect data in the same manner. As a result, the data can also be processed similarly and the outcome consist of evidence-based statistics.

The Logbook is user-friendly and continuously developed. Each new programme organised at a youth centre enables creating an additional application. The Logbook decreases the amount of time required for the administration of the daily work and projects.

More than 100 Estonian youth centres collect data on unique visits in the Logbook. Youth work and work with specific groups, such as hobby groups, support groups, projects, youth events, etc., are discussed separately. A youth participating in the work of several centres, enters all centres under the same username and simply registers their participation with a few clicks.

Each youth gets a Logbook username and can register their visit upon entering a youth centre. Thus, all centres have an overview of the backgrounds of the youths taking part in the work – their gender, age, the areas where they live, status (studying, working, not involved), their school, etc. All centres can collect any information they wish. The Logbook enables analysing participations, unique participations, fulfilling of the goals set each year, etc.

In order to analyse the Youth Prop Up service, case files were added to the Logbook in 2015. Based on the case files, it is possible to analyse the portrait of the youths participating in the programme (gender, age, region, background, obstacle, desired result and the need to study, duration of the process, selected activities, cooperation, and efficiency), the dynamics of the service (background, duration of the process, selected activity, efficiency, etc.), and the impact on the challenges faced by the youths and those found in the society.

The value of the Logbook for the AEYC as an association lies in the constantly available opportunity to analyse the current situation and needs of youth centres. Each youth centre using the Logbook must first fill in a form regarding the educational background of the employees, the activities offered, the cooperation partners, the main funding parties, and the challenges, which enables the ARYC to determine the youth centres’ need for development and support. This evidence-based, updated, and relevant information is especially valuable for gaining guardianship, as it enables saving time required to process various information.

Further information: Heidi Paabort, heidi.paabort@ank.ee, ph. +372 58091010

A Logbook case file

This instrument is a tool for the youth worker and used to save information concerning the persons connected to the monitoring system. Each line in the database stands for an entry which consists of data fields (characteristics) characterising a specific ‘case’ (person).

A case file is an individual file of a youth drawn up and used based on the reasoning that each young person could find solutions by contemplating their own strengths. It is designed to facilitate the work done with the youths by assessing the peculiarities of a specific area, analyse the profiles of the youths who are receiving a service, and the effect of the performed activities/provided services for a better organisation of the service.

Logbook case files are also used for monitoring the outcome indicators of reports. We monitor that the individual instruction, incl. coaching, of the youths is ensured, in the course of which the expectations and resources of the youths are charted, personal action plans are implemented, and various institutions and specialists are contacted who may be able to provide suitable measures for supporting a specific young person.

Technical information

The data entered into the system are longitudinal – information about one person is captured and entered at different moments. This allows observing the dynamics of the process, and the efficiency and impact of the interventions/activities.

The electronic case file of a youth is accessible by those working with the young person.

Based on the principles of the programme, some fields in the Logbook case file may remain unfilled. Only verifiable details provided by the young person themselves are entered into the system.

It is also observed that the data entered into the system complies with the applicable law (personal data).

The logic of filling in a Logbook case file

Phase 1 – seeking youth work and informing of / finding / making contact with the youth

The phase describes the activities of the Youth Centres Logbook (networking work, mobile youth work, youth events, etc.) in the descriptive part.

Phase 2 – the phase of choices and decisions

This is referred to as the phase of individual coaching in the Logbook. From here on, the youth is referred to as an indicator. A Logbook case file is opened for the youth, including information about their profile – gender, age range, region, background (education, work experience, family, special needs), current obstacles (focal problem), how the youth was reached, the planned goal (long-term goal and the life skills requiring support, which the programme is supposed to provide), as well as a time schedule. Only the data which the youth agrees to disclose and which can be verified, if necessary, is entered into the case file (educational institution, etc.).

This phase tells us how many of the youths have been kept in contact with to ensure support to the youth and directing the youth to an appropriate party (incl. the activities of the youth centre itself) who can empower the youth for the future.

If the young person finds a suitable activity from the selection, they are directed to Phase 3, in which the preparation, conducting, etc. of the respective activity begins.

Phase 3 – the phase of conducting the supportive activity, i.e., the selected programme

In the Logbook, the phase is referred to as Supporting and development of the contact between a youth and an institution or a group activity or group counselling. The phase begins by entry into trilateral agreements (the youth, the Open Youth Centre, and the party representing the selected activity). The selected activity, the parties, the required resource are entered into the case file.

This provides the number of the youths who have entered, completed, or dropped out of the programme.

Between phases 3 and 4

In the Logbook, referred to as the follow-up phase. Provides the number of the unique youths who have exited the programme within the last 6 months.

Phase 4 – the follow-up / monitoring phase

Referred to as the results phase in the Logbook. Provides the number of unique youths in whose case the programme has proven successful after six months. The selection of results includes 21 multiple-choice answers, 11 of which are positive indicators (e.g., started looking for work, started employment, military service, etc.).

 

Lisainfo (further information):

      • Heidi Paabort (sisuline, subject matter), heidi.paabort@ank.ee, tel. +372 5809 1010
      • Ivika Uslov (tehniline, technical), ivika.uslov@ank.ee, tel. +372 5808 4101

 

Logiraamatu loomist ja piloteerimist toetas EMP toetuste Vabaühenduste Fond Avatud Eesti Fond ja Hasartmängumaksu Nõukogu. Noorte Tugila juhtumikaardi loomist ja arendamist rahastatakse haridus- ja teadusministri kinnitatud ning Eesti Noorsootöö Keskuse poolt elluviidava ESF kaasrahastatud programmis „Tõrjutusriskis noorte kaasamine ja noorte tööhõivevalmiduse parandamine“ kirjeldatud tegevuste raames.